Database

Database (Microsoft Access)

1) Microsoft Access  কি? (What is Ms Access 2013)

মাইক্রোসফ্ট অফিস এর মধ্যে মাইক্রোসফ্ট এক্সেস একটি উল্লেখযোগ্য প্রোগ্রাম। এটি একটি ডেটাবেজ প্রোগ্রাম। যদিও আমরা মাইক্রোসফ্ট এক্সেস এ ডেটা এন্ট্রি সম্পাদন করি। কিন্তু এক্সেস হচ্ছে মূল ডেটাবেজ প্রোগ্রাম। এটি পৃথিবীর সবচেয়ে জনপ্রিয় এবং বহুল ব্যবহৃত একটি ডেটাবেজ প্রোগ্রাম। এটি আকারের দিক থেকে ছোট প্রোগ্রাম হলেও কাজের ক্ষমতার ক্ষেত্রে অত্যন্ত শক্তিশালী একটি প্রোগ্রাম। ব্যাংক, বীমা, ডিপার্টমেন্টাল স্টোর, বড় হাসপাতাল ইত্যাদিতে ব্যবহৃত ডেটাবেজ সংরক্ষন, অ্যানালাইসিস, হিসাবরক্ষন ইত্যাদিতে ব্যবহার করার জন্য এক্সেস সত্যিই জনপ্রিয়, শক্তিশালী, সংরক্ষিত একটি প্রোগ্রাম। অন্যান্য ডেটাবেজ প্রোগ্রাম, যেমন, ডিবেজ, ফক্সপ্রো, ভিজুয়্যাল ফক্সপ্রো, ইত্যাদি ডেটাবেজ প্রোগ্রাম কে পেছনে ফেলে এক্সেস এখন সবার উপরে। কোন কোন ক্ষেত্রে এটি এসকিউএল বা ওরাকল এর বিকল্প হিসাবে সমন্বয় ঘটিয়ে খুব শক্তিশালী ডেটাবেজ অ্যাপ্লিকেশন তৈরী করা সম্ভব। এক্সেস এর মাধ্যমে আপনি নিজেই আপনার ব্যবসা প্রতিষ্ঠানসহ যেকোন ডেটাএন্ট্রির কাজে ব্যবহার করতে পারেন।

এক্সেস দ্বারা বিভিন্ন ধরনের টেবিল ও ডেটাবেজ তৈরী করা যায় যা অসংখ টেবিলের সাথে সম্পর্কযুক্ত এবং সবধরনের গাণিতিক বা নিউমেরিক্যাল গণনা আপনা থেকেই সম্পাদিত হয়। বিভিন্ন উপায়ে নানা ধরনের জটিল শর্তের ভিত্তিতে বিশাল ডেটাবেজ থেকে ক্যালকুলেশন করে কাঙ্খিত ডাটাকে মুর্হুতের মধ্যেই আপনার সামনে হাজির করা সম্ভব। প্রচুর ফরমেটের রিপোর্ট ও মেইলিং লেবেল তৈরী করে প্রিন্ট করা যায়। এছাড়াও বিভিন্ন রিপোর্ট পছন্দমত চার্ট, ছবি ইত্যাদি সংযোজন করা যায়।

2) Database কি ? (What is Ms Access Database)

Database হচ্ছে Data সংরক্ষন Store করার স্থান। যেখানে সুসজ্জিত Organized ভাবে Date সংরক্ষণ Store করা যায় এবং প্রয়োজনে খুব সহজেই সেই Data ঐ Database থেকে নেওয়া যায়।

ডেটাবেজ এ Data রাখা Data নেওয়া এবং ডেটা ব্যবহার করে প্রয়োজন অনুযায়ী Information সরবরাহ Provide করার প্রসেস গুলো করা হয় Ms Access 2013 দ্বারা। Ms Access 2013 উপরোক্ত Process গুলো ৪ টি Object দ্বারা সম্পন্ন করা হয়। 

3) Ms Access  এর Object সম্পর্কে ধারনা:

Ms Access সাধারনত ৪টি Object থাকে। মূলত এই ৪টি Object দিয়ে Database মেইনটেইন (Maintain) করা হয়। নিচে ৪টি Object দেওয়া হলো।

১. Table: Ms Access এ টেবিলের Object মাধ্যমে Date রাখা হয়।

২. Form: Form এর মাধ্যমে খুব সহজেই টেবিলে Data রাখা যায়।

৩. Queries: কিউরির Query এর মাধ্যমে Database থেকে কোন নির্দিষ্ট Data নিয়ে আসা হয়।

৪. Report: রিপোর্ট Report এর মাধ্যমে খুব সহজেই পাঠক Reader এর কাছে Information উপস্থাপন করা যায়।

4) Ms Access  Open করার পদ্ধতি?
Start button Click > Programs Click > Microsoft Access Click

করি নিম্নের চিত্রের ন্যায় মাইক্রোসফ্ট এক্সেস উইন্ডো ওপেন হবে

উপরোক্ত উইন্ডো থেকে Blank Database- Select করে File Name এর ঘরে ডেটাবেজ এর নাম লিখ Create বাটনে ক্লিক করি নিম্নের চিত্র ন্যায় ডেটাবেজ উইন্ডো পাওয়া যাবে।

5) Ms Access Table তৈরী করার পদ্ধতি?

মাইক্রোসফ্ট এক্সেস ব্যবহার করে একটি ডেটা টেবিল তৈরি করার জন্য নিম্নের কমান্ডগুলো অনুসরণ করি:

প্রথমে মাইক্রোসফ্ট এক্সেস ডটাবেজ টি ওপেন করে একটি ডেটাবেজ তৈরি করতে হবে। ডেটাবেজ তৈরি করার জন্য প্রাপ্ত উইন্ডোথেকে New Blank Database অপশনে ক্লিক করতে হবে।

এরপর উইন্ডোর  ডান পাশে Blank Database লেখার নিচে File Name এর ঘরে যে নামে ডেটাবেজ তৈরি করতে চাই সেই নাম লিখে Create Button Click করতে হবে, তাহলে একটি ডেটাবেজ তৈরি হবে। নিম্নের চিত্রের ন্যায় উইন্ডো দেখা যাবে।

টেবিল তৈরি:

Create Tab bar Click > Select Table Design > Select Field Name Cell & Write Field Name & Select Data Type

ক্রিয়েট ট্যাববার থেকে টেবিল ডিজাইন সিলেক্ট করতে হবে পর্দায় টেবিল তৈরি উইন্ডো আসবে, এই উইন্ডোথেকে টেবিল তৈরির জন্য প্রয়োজনীয় ফিল্ড ও ফিল্ড এর ডেটাটাইপ নির্বাচন করতে হবে। 

ফিল্ড ও ডেটাটাইপ নির্বাচন সম্পন্ন হলে টেবিলটি সংরক্ষণ করতে হবে। সংরক্ষণ করার জন্য

Office button Click > Save Click > Write Table Name > Ok Button Click> 

 

করি একটি বার্তা আসবে, এখানে জানতে চাওয়া হবে তৈরি কৃত টেবিল এ কোন প্রাইমারী কী ফিল্ড ব্যবহার করা হবে কি না? প্রাথমিক টেবিল এর জন্য আমরা কোন প্রাইমারী কী ব্যবহার করবা বিধায় No Button Click করতে হবে।

তৈরি কৃত টেবিলটি ডেটাবেজ টুলবারে Object Bar এ দেখাবে। এখান থেকে টেবিল এ ক্লিক করলে টেবিল টি ওপেন হবে এবং প্রাপ্ত টেবিল এ ডেটা এন্ট্রি করা যাবে।

5) Table নতুন কলাম সংযোজন করা।

যে টেবিল এ নতুন কলাম সংযোজন করবো সেই টেবিলটি প্রথমে ওপেন করে নিতে হবে এবার Home Tab এর অধীনে View অপশন থেকে  Design View আইকোন এ ক্লিক করতে হবে-

• 

  Select Table Edit ( Design View Option)

  টেবিল স্ট্রাকচার ডায়লগ বক্স আসবে নিম্নের ন্যায়

  

  Edit Table Structure Window

• এই উইন্ডো থেকে যে ফিল্ডের নিচে বা উপরে নতুন রেকর্ড সংযোজন করতে চাই সেই ফিল্ড এর উপর মাউস পয়েন্টার রেখে মাউস এর Right Button Click > Insert Click করি সিলেক্টকৃত ফিল্ডের উপর নতুন একটি রো সংযোজন হবে।
  

  

  Insert Row

এবার নতুন রো এ প্রয়োজনীয় ফিল্ড এর নাম ও ডেটা টাইপ টাইপ করি এবং সংরক্ষণ করি।

 

Table Save